Jenis Public Relation

Jenis Public Relation

 

1.      PR INTERNAL DAN PR EKSTERNAL

Kegiatan humas pada hakikatnya adalah kegiatan berkomunikasi dengan berbagai macam simbol komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal. Kegiatan komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan secara tertulis dan lisan. Kegiatan Public Relations adalah kegiatan yang ditujukan untuk publiknya. Berdasarkan jenis publiknya kegiatan Public Relations terbagi menjadi dua yaitu :

1.1 PR INTERNAL

 Hubungan terpenting dalam perusahaan atau organisasi adalah karyawan atau staf disemua level. Hubunganya dengan kegiatan internal public relations merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi atau perusahaan. Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti  karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya.

Melalui kegiatan Internal public relations diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi atau perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik. Dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar. Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh seorang public relations officers, yaitu:

                                                                                            

1.      Hubungan dengan karyawan (employee relations)

Seorang public relations harus mampu berkomunikasi dengan segala lapisan karyawan baik secara formal maupun informal untuk mengetahui kritik dan saran mereka sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan dalam organisasi atau perusahaan. Sebuah strategi komunikasi yang dirancang dan dijalankan dengan baik akan memotivasi karyawan peusahaan atau staf dalam suatu organisasi. Seorang public relations harus mampu menjembatani komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Hubungan kerja sehari-hari melibatkan banyak kontak, tetapi komunikasi karyawan yang efektif akan berkembang dalam iklim yang jujur dan dapat dipercaya. Karena dengan diadakan program employee relations diharapkan akan menimbulkan hasil yang positif yaitu karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Sehingga dapat menciptakan rasa memilki motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin.        

  

2.       Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)

Seorang public relations juga harus mampu membina hubungan yang baik dengan pemegang saham, serta mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam organisasi atau perusahaan. Karena sebagai penyandang dana, mereka harus selalu tahu perkembangan perusahaan secara transparan agar dapat meningkatkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan. Dengan demikian akan menghilangkan kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan.

1.2    PR EKSTERNAL

Disini yang dimaksud dengan humas eksernal adalah segenap kegiatan humas yang diarahkan pada khlayak diluar perusahaan (masyarakat, agen, konsumen pemerintah, dan sebagainya), bukannya dalam kalangan perusahaan atau organiasi yang bersangkutan.[3]  Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan yang lain. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya.

Salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan publik ekstern secara informatif dan persuasif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga timbul rasa tertarik

      Tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh public relations eksternal yakni sebagai brikut:

a.       Mengadakan koreksi dan saran kepada pimpinan perusahaan, terutama kegiatan yang mendapat sorotan atau kritikan publik.

b.      Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif agar publik tetap memperoleh kejelasan tentang segala aktivitas dan perkembangan perusahaan.

c.       Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf ke arah yang efektif.

d.      Mengadakan penyelidikan atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik akan barang-barang yang dihasilkan perusahaan.

e.       Kegiatan eksternal public relations ini ditujukan untuk publik eksternal organisasi atau perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing  dan lain sebagainya.

f.       Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan begitu maka akan tercipta hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publik eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik atas perusahaan dimata publiknya. 

Kegiatan hubungan eksternal yang dilakukan oleh seorang public relations officer, yakni sebagai berikut:

1.      Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations)

Membina hubungan dengan masyarakat sekitar merupakan wujud kepedulian perusahaan terhadap lingkungan disekitar perusahaan. Ini juga dapat diartikan sebagai tanda terima kasih perusahaan kepada masyarakat sekitar. Dengan begitu menunjukan bahwa perusahaan tidak hanya sekedar mengambil keuntungan dari mereka, melainkan ikut peduli dan mau berbagi apa yang diperoleh perusahaan dari lingkungan yang merupakan milik bersama. Hubungan dengan masyarakat sekitar ini seringkali diwujudkan dalam program Corporate Social Responsibility.

2.      Hubungan dengan pelanggan (costumer relations)

Membina hubungan baik dengan pelanggan, dilakukan agar dapat meningkatkan loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap produk dan perusahaan itu sendiri.

3.      Hubungan dengan  media massa dan pers (media dan  press relations)

Hubungan dengan media dan pers adalah upaya-upaya untuk mencapai publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau informasi humas dalam ranka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Dengan terjalinya hubungan baik terhadap media dan pers, perusahaan atau organisasi bisa mengontrol, mencegah, dan meminimalisir pemberitaan-pemberitaan negatif atau salah tentang perusahaan di media massa.

Hubungan dengan pers dapat dilakukan melalui kontak formal dan kontak informal. Bentuk hubungan melalui kontak formal antara lain konfrensi pers, wisata pers (press tour), taklimat pers (press briefing), dan resepsi pers. Sedangkan bentuk hubungan melalui kontak informal antara lain keterangan pers, wawancara pers, dan jumpa pers (press gathering).

4. Hubungan dengan pemerintah (government relations)

Hubungan yang baik dengan pemerintah bisa memudahkan perusahaan dalam menyesuaikan kebijakan yang akan diambil dengan kebijakan-kebijakan pemerintah, sehingga kebijakan tersebut terwujud sesuai dengan aturan pemerintah dan tidak melanggar hukum.

2.      PR GOVERNMENT DAN PR NON GOVERNMENT

2.1   PR GOVERNMENT ( Humas Pemerintah )

Government public relations atau humas pemerintah merupakan salah satu institusi yang berada di dalam suatu ranah birokrasi.

Di dalam Keputusan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 371/KEP/M.INFO/8/2007 tentang Kode Etik Humas Pemerintahan Pasal 6, disebutkan bahwa humas pemerintah adalah segenap tindakan yang dilakukan oleh suatu instansi/perusahaan dalam usaha membina hubungan yang harmonis dengan khalayak internal dan eksternal dan membina martabat instansi/pemerintah dalam pandangan khalayak internal dan eksternal guna memperoleh pengertian, kepercayaan, kerja sama, dan dukungan dari khalayak internaldan eksternal dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi.

Menurut Kemkominfo (2013:58) dalam bukunya berjudul Jejak Humas Pemerintah, ada tiga fungsi yang dilaksanakan praktisi humas pemerintah, yaitu fungsi koordinasi, manajemen, dan pencitraan.

1.      Fungsi koordinasi adalah mengelola informasi dari berbagai sumber, jenis, dan karakternya menjadi informasi yang mudah diakses, mudah dijangkau, dan mudah dipahami.

2.      Fungsi manajemen adalah manajemen mekanik terkait dengan pelaksanaan bagaimana humas mampu melakukan forecasting atau peramalan di masa mendatang, perencanaan dan pengorganisasian.

3.      Fungsi pencitraan adalah mendengarkan pendapat dan aspirasi publik serta mampu mengidentifikasi keinginan publik; menyampaikan sumbang saran dan ide atau gagasan kreatif yang positif kepada pimpinan organisasi; menciptakan suasana yang kondusif guna membangun hubungan harmonis secara internal maupun eksternal.

Rosady Ruslam mengemukakan empat macam tugas pokok humas pemerintah

1.      Mengamati dan memperlajari tentang hasrat, keinginan-keinginan dan aspirasi yang terdapat dlam masyarakat

2.      Kegiatan memberikan nasihat/sumbang saran untuk menanggapi apa yang sebaiknya dilakukan oleh instansi/lembaga pemerintah seperti yang dikehendaki oleh publik-publiknya.

3.      Kemampuan untuk mengusahakan terjadinya hubungan memuaskan yang diperoleh antara hubungan publik dengan para aparat pemerintahan

4.      Memberikan penerangan/informasi tentang apa yang telah diupayakan oleh suatu lembaga/instansi pemerintah yang bersangkutan.

2.2 PR NON GOVERNMENT ( Humas Non Pemerintah )

            Public Relations membagi humas menjadi humas pemerintahan pusat dan humas
pemerintahan daerah. Di dunia pemerintahan, humas
bertugas menjalankan kegiatan kebijakan publik dan pelayanan publik. Salah satu
kegiatan humas pemerintah dalam bidang kebijakan publik adalah memberikan
berbagai informasi tentang kebijakan pemerintahan yang mengikat rakyat atau
masyarakat. Humas pemerintah juga harus memberikan pelayanan terbaik, dengan
birokrasi yang tidak berbelit-belit untuk memberikan kepuasan kepada rakyat atau
masyarakat sehingga dunia pemerintahan memperoleh citra positif dari rakyat atau
publik.
            Humas dalam pemerintahan dilakukan, baik ke dalam maupun keluar.
Kegiatan humas pemerintah yang bersifat ke dalam, berupa mengadakan analisis
terhadap kebijakan partai politik yang sudah dan sedang berjalan dan mengadakan
perbaikan sebagai kelanjutan dari analisis yang dilakukan terhadap kebijakan
publik, baik yang sedang berjalan maupun terhadap perencanaan kebijakan publik
yang baru. Sedangkan kegiatan humas pemerintah yang bersifat ke luar berupa
memberikan atau menyebarkan pernyataan-pernyataan secara jujur dan objektif
kepada publik, dengan dasar mengutamakan kepentingan publik.
PR Non-Government dan Government merupakan humas yang memiliki fungsi
yang sama, namun perbedaannya terletak pada dimana humas tersebut melakukan
fungsi manajemen dalam bidang informasi dan komunikasi yang persuasif, efektif,
dan efisien untuk menciptakan hubungan yang harmonis dengan publiknya melalui
berbagai sarana kehumasan dalam rangka menciptakan citra dan reputasi yang
positif bagi instansi swasta dimana ia dipekerjakan. PR di pemerintah lebih banyak
memerankan sebagai press agentry, public info model serta two way assimetrical.
Demikin halnya di banyak perusahaan swasta, terutama di daerah. Baru pada
beberapa perusahaan swasta nasional dan BUMN menerapkan two way simetrical
model.

3.      STRUKTUR ORGANISASI PR

 3.1 Keberadaan PR dalam Organisasi

Adanya aktivitas yang memiliki ciri-ciri atau karateristik PR yang dilakukan pada sebuah lembaga atau organisasi (PR sebagai Technique of Communications). PR sebagai bagian / divisi dari tim pengelola perusahaan yang jelas pengorganisasiannya ( PR sebagai State of Being)

3.2.Divisi PR dalam Organisasi / IN HOUSE PR

Keberadaan divisi PR dalam sebuah organisasi atau lembaga akan semakin dibutuhkan dengan semakin banyaknya beban tugas dan tanggung jawab dari organisasi yang bersangkutan.

Semakin banyak urusan perusahaan yang berkaitan dengan advertising, maka perusaan tersebut tidak akan membentuk biro iklan, tetapi semakin banyak kegiatan perusahaan yang berkait dengan PR maka perusahaan tersebut akan membentuk divisi/bagian PR.

3.3.Sistem Pengelolaan IN HOUSE PR

1.      Sentralisasi.

Cirinya:

- Diterapkan pada perusahaan yang tidak besar,

- Aktivitas PR diorganisasikan secara terpusat,

- PR berada pada struktur Lower – Middle management,

- PR tidak bertanggungjawab langsung pada CEO,

- Fungsi PR sebagai corong Perusahaan,

- Peranan PRO sebagai teknisi Komunikasi.

2.      Desentralisasi

Cirinya:

- Diterapkan pada perusahaan yang relatif besar

- Pihak menajemen mengenal Betul akan pentingnya PR sebagai suatu pendekatan manajemen

- Aktvitas PR dikelola secara mandiri oleh direktur PR

- Posisi PR ada di top level management

- PR dilibatkan dalam setiap pengambilan kebijakan perusahaan,

- Fungsi PR sebagai Penasehat dan jembatan penghubung.